Contratar los servicios de una oficina contable puede parecer un proceso intimidante, pero no tiene por qué ser así. Es necesario que identifiques qué servicios contables necesitas para incrementar las probabilidades de éxito de tu negocio.
Propietarios de pequeñas y medianas empresas, deben supervisar todos los aspectos operacionales del negocio, incluyendo las finanzas. Sin embargo, si no eres un experto financiero, te aconsejamos contratar una oficina de contabilidad como Inbers para administrar tus libros e impuestos.
¿Por qué las PYMES tienen problemas para encontrar una oficina contable en Guatemala?
En Guatemala, es común que las pequeñas y medianas empresas luchen por encontrar una oficina de contabilidad con experiencia porque:
- No logran identificar qué servicios de contabilidad y financieros necesitan.
- No pueden encontrar un contador que se ajuste a sus necesidades.
- No tienen un presupuesto adecuado para contratar los servicios de una oficina de contabilidad.
Afortunadamente, estos problemas se pueden solucionar con un plan conveniente.
Inbers aconseja primero identificar tus necesidades financieras específicas y las estrategias para alcanzarlas. Debes preguntarte:
- ¿Necesito servicios contables, planificación fiscal o ambas?
- ¿Requiero un contador con experiencia en mi industria, o no?
Luego de responder estas preguntas podrás determinar qué tipo de servicio de contabilidad estás buscando. Podrás decidir entre una oficina contable local o remota, un tenedor de libros, o una persona experta en conciliar cuentas bancarias y estados financieros.
¿Qué servicios de contabilidad necesita tu empresa?
Comúnmente, los propietarios de pequeñas y medianas empresas subcontratan primero los servicios de pago de impuestos y luego agregan asesoría y asistencia de nómina.
De acuerdo a la Superintendencia de Administración Tributaria, SAT, el 68{ccd2aa20c279b6a0a292b2b76de9d6e7f9d76e59184cfdbb1bdcb9429cdee2b3} de los empresarios utilizan un contador para preparar y pagar los impuestos de la compañía; el 55{ccd2aa20c279b6a0a292b2b76de9d6e7f9d76e59184cfdbb1bdcb9429cdee2b3} de los emprendedores administran sus impuestos y la nómina en línea y el 88{ccd2aa20c279b6a0a292b2b76de9d6e7f9d76e59184cfdbb1bdcb9429cdee2b3} maneja las cuentas bancarias digitalmente.
Al contratar tareas financieras y de contabilidad, es vital pensar en los tipos de servicios que deseas entregar a otra persona, el nivel de involucramiento, qué van a tener y cómo tus necesidades contables cambiarán en los próximos años.
Servicios de Contabilidad
Una oficina contable es responsable de llevar los registros oficiales de las finanzas de tu empresa. En palabras simples, un contador es un estratega financiero. Las oficinas de contabilidad se encargan de preparar auditorías, preparar los registros fiscales y brindar asesoría financiera.
Los servicios de contabilidad más comunes son:
Registro de libros contables
En los libros contables se registran las deudas de la empresa, así como las fuentes de ingresos. Llevar este control ayuda a evitar cometer errores costosos, e inclusive ilegales.
A continuación encontrarás una lista de registros que debes mantener de manera precisa y ordenada:
- Impuestos laborales y sobre la nómina
- Ventas y compras
- Gastos
- Estados de cuentas bancarios
- Estados de pérdidas y ganancias
- Cuentas por cobrar y pagar
- Análisis de flujo de caja
Planificación Tributaria
El pago de impuestos no es divertido, pero es vital para asegurar que todo se administre correctamente. Las oficinas de contabilidad deben mantenerse al día con los códigos y leyes fiscales, para dar asesoría sobre cuánto dinero debe generar la empresa, para evitar sorpresas.
Auditoría
Antes de que te asustes, ¡una auditoría no siempre significa malas noticias! La atemorizante “auditoría de la SAT” ocurre cuando una empresa no declara sus impuestos correctamente. Pero, también se hacen auditorías cuando se requiere pedir un préstamo a un banco o para buscar inversionistas.
Las auditorías ayudan a determinar el nivel de riesgo antes de invertir capital.
Si deseas evitar que tu negocio tenga una “mala auditoría”, sigue estos consejos:
- Declara y paga tus impuestos a tiempo
- No registres u olvides guardar las ventas y los recibos comerciales
- Separa correctamente tus gastos personales de los de la empresa
- Mantén tus libros de contabilidad y registros mercantiles al día
- Conoce tus obligaciones tributarias
En Inbers se ofrecen múltiples servicios contables que te ayudarán a mantener las finanzas de tu empresa en orden. Desde soluciones básicas que buscarán alejarte de problemas y multas de SAT y brindarte el respaldo profesional en caso de auditorías, hasta servicios más completos que te entregan información financiera mes a mes acompañándote en la interpretación y toma de decisiones gerenciales correctas, o bien, implementación y/o supervisión en programas contables de última tecnología en la nube.
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¿Qué deben buscar las empresas en una oficina contable?
Si estás buscando una oficina contable, asegúrate de encontrar una profesional con experiencia en pequeñas y medianas empresas. Es esencial trabajar con contadores que sean fáciles de hablar y buenos para explicar términos financieros y contables que pueden ser nuevos para ti.
A menudo es más sencillo trabajar con una firma de contabilidad más pequeña e independiente en lugar de una gran oficina porque el servicio es más personalizado y los costos son a menudo más bajos.
Además, debes considerar las siguientes cualidades:
Ubicación
Es importante contratar una oficina de contabilidad en tu área para mayor conveniencia. Pero ahora es también necesario trabajar con contadores que puedan trabajar contigo en tiempo real desde cualquier lugar a través de la nube.
Certificación
Si bien la contabilidad y la regulación fiscal no siempre requieren contadores titulados, tareas como la obtención de préstamos y auditorías demandan contadores certificados y colegiados.
Experiencia
Es preferible trabajar con una oficina de contabilidad que tenga amplia experiencia para ayudar a tu negocio a prosperar. Tu contador debe comprender cómo trabajar con una empresa de tu tamaño, ingresos, e industria.
Asesoría Experta
Elige una firma contable que te ayude a ahorrar dinero y obtener mayores ganancias. Debes trabajar con un profesional que comprenda acerca del flujo de efectivo y sea proactivo para lograr un excedente de dinero para tu negocio.
Programa de Contabilidad
Es más sencillo y rápido trabajar con una empresa que use el mismo programa de contabilidad que tú. Esto ayuda a garantizar que el proceso de compartir datos sea lo más fluido posible.
Tecnología e innovación
La tecnología en la información es nuestra realidad, seguro que no será nada fácil trabajar con contadores que aún utilizan métodos del siglo pasado.
¿Debo contratar los servicios de una oficina contable?
Después de conocer los servicios básicos de contabilidad y registro de libros, probablemente te estés preguntando si puedes hacerlo tú o si necesitas la ayuda de un profesional.
Uno de los primeros factores que debes considerar al tomar esta decisión es identificar el volumen y la frecuencia con la que necesitas realizar ciertas tareas contables como:
- Informes financieros
- Pago de impuestos
- Auditorías
- Conciliación de cuentas
- Estados financieros
Si debes realizar estos informes continuamente es mejor contratar una firma de contadores que te ayude a ahorrar tiempo y dinero.
También debes considerar si hay alguien en tu empresa u oficina capaz de manejar importantes servicios de contabilidad, finanzas y teneduría de libros. Si no cuentas con ella es mejor contratar los servicios de una oficina de contabilidad profesional.
Es esencial comprender que no necesitas contratar a un contador de tiempo completo. Las oficinas de contabilidad son bastante flexibles y pueden ajustarse a tus necesidades.
Para conocer más sobre cómo Inbers puede ayudarte, contáctanos ahora.
