¿Qué es la contabilidad?

Para muchos, la contabilidad no es más que una obligación legal; sin embargo, es mucho más. Pero antes, para comprenderlo mejor es necesario conocer su importancia.

Importancia de la Contabilidad

La contabilidad nos permite conocer si nuestro negocio esta generando pérdidas o ganancias. Nos permite saber quienes nos deben y a quienes les debemos; nos indica lo que realmente es nuestro. Pero lo más valioso además de lo anterior, nos brinda una perspectiva general de donde nos encontramos, nos proporciona un historial del recorrido, para que en base a ello, podamos tomar mejores decisiones o prepararnos para el futuro.

La contabilidad es esencial para cualquier negocio, desde la persona que vende empanadas, hasta las grandes transnacionales, le es útil al barbero que tiene dos o tres empleados, como para los call center que tienen miles de ellos. No importa si presta servicios, si vende comida, si fabrica objetos, si comercializa, en fin, la contabilidad le es útil a cualquier actividad y/o tamaño de negocio.

Pero ¿Qué es contabilidad?

Contabilidad es un método o sistema que registra de manera cronológica todas las transacciones en un período determinado tales como compras de inventario, compra de vehículos, ventas realizadas, gasto por publicidad y muchos más.

Tiene reglas generales para su realización y dependiendo de la base contable, así será el criterio o lineamientos por seguir para su elaboración.

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Origen de la Contabilidad

La contabilidad surgió en la edad antigua, junto con el comercio y la escritura. Fue resultado de la necesidad de los comerciantes de llevar un control de las ventas, compras y deudas que realizaban o adquirían con otros comerciantes, ya sea del mismo pueblo o de otro. Inicialmente era un registro muy básico, parecido un estado de cuenta bancario, donde solo se registraban entradas y salidas.

 

Estos registros básicos se les denomina “partida simple” y consiste en registrar el origen de las transacciones. Posterior a ello, durante la época del renacimiento, el fraile Lucca Paccioli, a quien se le conoce como el padre de la contabilidad, comenzó a documentar el uso de la “partida doble”, la cual consiste en registrar el origen y destino (que recibo y de quien lo recibo) de una transacción.

Reglas de la Contabilidad

Pacioli resume las reglas del principio matemático de la partida doble, y que aún hoy en día se utilizan, en las siguientes:

• No hay deudor sin acreedor
• La suma que se adeuda a una o varias cuentas ha de ser igual a lo que se abona
• Todo el que recibe debe a la persona que entrega
• Todo valor que ingresa es deudor y todo valor que sale es acreedor
• Toda pérdida es deudora y toda ganancia es acreedora

Derivado de lo anterior, se define a los activos como bienes y derechos, los pasivos como obligaciones y el patrimonio lo que realmente nos pertenece. De manera gráfica, sería así:

 

Paccioli separa en columna los registros contables las cuales se denominan “debe” y “haber”, y dependiendo del tipo de saldo y transacción, así será el efecto sobre una cuenta contable.

Las cuentas contables por utilizar en una nomenclatura varia de negocio en negocio, estás son agregadas conforme las necesidades de este. No hay una nomenclatura definida, pero si se pueden tomar ejemplos de negocios similares, lo ideal es definir una nomenclatura que sea lo suficientemente versátil que no requiera cambios por varios años.

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Marco de Referencia

Es un conjunto de normas que nos sirven de “referencia” para preparar la contabilidad. En Guatemala, por ejemplo, se tienen las NIIF PYMEs, para los bancos se tiene el Manual de Normas Contables para Entidades Supervisadas por la SIB, entidades de gobierno las Normas de Contabilidad Gubernamental, a nivel internacional tenemos las Normas Internacionales de Información Financiera – NIIF, y así, podríamos continuar enumerando los diferentes marcos de referencia.

Estos marcos de referencia nos dan los lineamientos a seguir para que la contabilidad sea comprensible, los criterios sean uniformes y que los usuarios de la información financiera puedan conocer la situación financiera de la entidad de forma fiable para tomar decisiones oportunamente.

Si bien la contabilidad no es compleja, requiere cierto nivel de preparación, es por ello, que se recomienda buscar personas calificadas para su realización; ya que algún error, mala interpretación de la ley o de la norma, pudiera tergiversar completamente la situación financiera de una entidad y, por ende, tomar una decisión que ocasione problemas futuros o incluso, pérdidas.

Resultado final de la Contabilidad

De todo el proceso contable, lo que esperamos obtener son los estados financieros, los cuales sirven para diferentes objetivos, según sus usuarios. Para obtener estados financieros es necesario utilizar los libros contables principales y auxiliares. Estos libros registran las transacciones realizadas que van desde el detalle (transacción por transacción) hasta el resumen total en un período (estados financieros).

Entre los libros contables principales tenemos el de diario o primera entrada, inventario, balances y estados financieros y en los libros auxiliares están libro de caja, compras, ventas, inventario para la venta y otros que la administración del negocio considere necesarios.

La contabilidad es la bitácora de una entidad

En la contabilidad podemos apreciar el crecimiento, desarrollo, retrocesos y logros de un negocio, es por ello, que su correcta realización desde el principio es vital. No basta únicamente con tener el control en nuestra mente, sino que es necesario dejar evidencia, ya sea en papel o en electrónico, de todas las transacciones. Una sola factura, un vale de caja chica, un cheque por el monto mínimo que sea, genera un registro contable.

Contar con el personal adecuado para llevar la contabilidad, permitirá a los dueños, gerentes o a la junta directiva, enfocarse en las demás áreas del negocio como logística, innovación, producción, comercialización, ventas, Etc.

Por muy pequeña que sea mi operación, siempre es necesario llevar un control de mis transacciones, eso me permitirá tomar decisiones acertadas, evaluar mi avance o logros entre un período y otro, acceder a préstamos bancarios o concretar relaciones comerciales con nuevos proveedores y/o clientes.